購買担当者がExcelで作成した発注依頼書を上長のメールボックスに送る。返信が来るまで2日待つ。承認が下りたら、FAXで仕入先へ送る。仕入先から電話で納期確認が来る。受領したら別のファイルに手入力で転記する。こうした流れが今も多くの中小企業の日常として続いています。一つひとつの手順は慣れているかもしれませんが、その積み重ねが組織全体にかけているコストは、数字になるまで見えにくいものです。
FAXや紙で届く注文書を担当者が手入力する作業は、1件あたり平均15分程度かかるとされています。1日に20件の処理を行う担当者であれば、それだけで1日5時間が入力作業に費やされる計算になります。中小企業が年間500件の注文書と請求書を印刷・郵送する場合、コストは年間60万円を超えるという試算もあります。（1）
問題は金額だけではありません。承認プロセスの停滞も深刻です。メールで承認を依頼しても、上長の出張や多忙で返信が翌日以降になることは珍しくありません。その間、仕入先への発注は止まります。資材の到着が遅れれば、生産ラインや納期に影響が波及し、顧客への説明コストまで発生します。「発注が遅れたのは承認が下りなかったから」という事情は、取引先には届きません。
手入力に頼る業務では、品番の転記ミスや数量のケタ違いも起きます。誤発注はすぐに発覚するとは限らず、入荷時や請求書の照合時に初めて気づくケースもあります。修正依頼、再発注、在庫の調整と、対応が連鎖するほどコストと時間が膨らんでいきます。（2）
クラウドERPを導入すると、購買業務の各ステップがシステム上でつながります。担当者が購買依頼を入力すると、あらかじめ設定した承認ルートへ自動的に通知が届きます。承認者はスマートフォンから確認と承認ができるため、場所を選ばずに対応できます。出張中でも、外出先でも、承認が滞る理由が減っていきます。
承認ワークフローを電子化した企業では、年間4,000時間以上の業務工数が削減されたという事例も報告されています。（3）承認待ちの時間が短縮されると、発注のリードタイムが縮まり、仕入先との関係にも好影響が出ます。
購買データがシステムに蓄積されると、仕入先ごとの購買単価や過去の発注履歴を簡単に参照できるようになります。担当者が変わっても適正価格での発注が維持でき、価格交渉力の属人化という課題も少しずつ解消されていきます。調達コスト全体を俯瞰する視点が、現場に生まれてきます。
NetSuiteの調達・購買管理機能は、購買依頼の作成から承認、発注書への変換、受入確認、仕入先への支払いまでを一本の流れで管理できます。
承認ワークフローは部門・金額・プロジェクト・拠点などの条件に応じて柔軟に設定できます。たとえば、10万円未満の発注はマネージャー承認、それ以上は部門長承認、特定プロジェクト関連の発注はプロジェクトマネージャーの承認が必要といったルールを組み合わせて設定することができます。承認の進捗状況はシステム上でリアルタイムに確認でき、どこで止まっているかが一目でわかるようになります。（4）
見積依頼機能を使うと、複数の仕入先に見積を依頼し、価格・納期・条件を一画面で比較できます。選定後の発注書への転換も自動で行われるため、転記ミスが入り込む余地がなくなります。発注書が確定すると在庫管理モジュールに自動連携し、入荷予定数量がリアルタイムで更新されます。受入処理が完了すると、仕入先への支払い管理にもデータが引き継がれます。調達から支払いまでの各ステップで、データを手動で引き渡す作業がなくなっていきます。
発注業務の非効率が長年続いてきたのは、慣れ親しんだやり方を変える機会がなかったからかもしれません。ただ、承認待ちの時間、手入力によるミスの処理、紙の紛失といったコストは、日々の業務の中に静かに積み重なっています。購買プロセスをシステム上でつなげることで、その蓄積が可視化され、改善の糸口が見えやすくなります。自社の発注フローを一度整理するところから、始めてみることをお勧めします。
参考・出典
（1）マネーフォワード クラウド請求書「発注システム導入で情報シェアはどう変わる？」https://biz.moneyforward.com/invoice/basic/62265/
（2）SmartF「発注ミス（誤発注）を防ぐ5つの対策」https://smartf-nexta.com/archives/10905
（3）シヤチハタクラウド「ワークフローシステムとは？機能・導入メリットや成功事例」https://dstmp.shachihata.co.jp/column/01201211/
（4）NetSuite公式「購買と仕入先管理についてのFAQ」https://www.netsuite.co.jp/faq/basicquestions/purchasing_mgt.shtml